7 Beste sagteware vir dokumentbestuur


Dokumentbestuurhulpmiddels kombineer bergingsfasiliteite met toegangsregtefunksies. Die beste stelsels stel administrateurs, spanleiers en individuele gebruikers in staat om elkeen ‘n sê te hê oor hoe toegang tot die lêers in die stelsel verkry kan word. Die ideaal is dat die dokumentbestuurstelsel ook kontinuïteitsfunksies bevat om besighede in staat te stel om van rampe te herstel.

Daar is ‘n wye verskeidenheid instrumente vir die bestuur van dokumente wat tans op die mark beskikbaar is, en dit sal lank duur om dit alles te ondersoek. Ons het die taak om die mark vir instrumente vir dokumenthantering te ondersoek, verkort deur ‘n kortlys op te stel.

As u nie tyd het om die hele pos deur te lees nie, is dit hier ons lys van die beste dokumente vir die bestuur van dokumente:

  1. SolarWinds Passportal (GET DEMO) ‘N Wagwoordbestuurder en ‘n dokumentbestuurder beskikbaar vanaf die wolk.
  2. IT-gom Dokument- en wagwoordbestuurder op wolk.
  3. ITBoost Wolk-gebaseerde dokumentbestuurstelsel.
  4. Samevloeiing ‘N Dokumentbestuurstelsel wat wyd gebruik word vir IT-projekte.
  5. G-Suite ‘N Kombinasie van Google Drive en Google Docs wat aan ondernemings bemark word.
  6. Zoho Office Suite ‘N Bundel dokumente-redigeerders, bergings- en dokumenthanteringsinstrumente.
  7. DocuWare-wolk Wolk-gebaseerde dokumentberging-, argiverings- en bestuursdiens.

Die beste instrument vir die bestuur van dokumente

U kan meer lees oor elk van hierdie stelsels in die volgende gedeeltes.

1. SolarWinds Paspoort (GET DEMO)

Paspoortpaneelbord

Paspoort deur SolarWinds is gemik op bestuurde diensverskaffers en word bemark deur die SolarWinds MSP afdeling. Die voorstel is dat MSP’s die dokumentbestuurstelsel sal gebruik vir sowel hul eie dokumentasie as ‘n ekstra diens wat aan hul kliënte hermerk kan word..

Daar is geen rede waarom maatskappye nie die stelsel direk vir hul eie gebruik moet aanskaf nie. Dit is ‘n wolk-gebaseerde diens en is dus vanaf enige bestuurstelsel via ‘n blaaier beskikbaar.

Die Passportal Suite bevat ‘n wagwoordbestuurder sowel as ‘n dokumentbestuurder. Dit is die basispakket van Passportal, en dit is nie moontlik om net in te teken op die dokumentbestuursinstrument wat genoem word nie SolarWinds Dokument Bestuurder.

Die SolarWinds Dokument Bestuurder is egter meer as net ‘n wolklêerstelsel bedienerspasie is by die pakket ingesluit. Die diens bevat publikasieraamwerke vir verskillende soorte dokumentasie. Dit is byvoorbeeld baie maklik om ‘n aanlyn kennisbasis vir gebruikers binne die paspoortstelsel te skep. Die instrument bevat ‘n redigeringsuite sowel as om dokumente na die lêerstoorstelsel op te laai.

Die lêerstoorstelsel is beskerm met enkripsie en toegang word slegs toegelaat deur ‘n wagwoordbeskermde gebruikersrekening.

Hierdie stelsel is ideaal om spaninligtingdokumente en gebruikersinligtingstelsels te skep, sowel as om korporatiewe dokumente te bestuur. As u ook belangstel in die wagwoordbestuurhulpmiddel in die pakket, kan hierdie instrument met mekaar integreer Aktiewe gids en LDAP stelsels om die toegangsregte van u hele besigheid op een plek te verenig.

Paspoort word gevra per inskrywing per gebruiker, maandeliks vooruit betaal. U hoef nie ‘n kontrak te sluit om die diens te gebruik nie, en daar is geen minimum vereiste vir intekeningperiode nie. Die stelsel is multi-tenanted, dus as MSP’s die SolarWinds Document Manager aan hul kliënte wil verkoop, kan hulle elkeen hul eie gesegmenteerde stoorplek gee wat vir elke kliënt apart gehou word. Jy kan versoek ‘n demo op hul webwerf.

SolarWinds PassportalGet Demo

2. IT-gom

ITGlue

IT-gom is ‘n wolk-gebaseerde diens en dit lyk baie soos Passportal omdat dit ook wagwoord- en dokumentbestuur kombineer. Soos Passportal, word hierdie instrument aan bestuurde diensverskaffers bemark, maar het dit ook ‘n weergawe wat bedoel is vir direkte aankoop deur eindgebruikersondernemings. Daardie weergawe word genoem MyGlue en dit kan deur MSP’s gekoop word as ‘n byvoeging tot IT Glue, of ingeteken word as ‘n selfstandige pakket. IT-gom is besit deur Kaseya, wat ook RMM- en PSA-sagteware vir MSP’s vervaardig.

Die gebruikerskoppelvlak bevat ook ‘n kennisbasis / wiki-stylredakteur, wat dokumente in die IT Glue-stelsel kan oplaai en stoor, en dit help spanne om inligtingsbronne te skep deur ‘n begeleide struktuur. Die redaksie bevat sjablone vir verskillende soorte dokumentasie en dien as ‘n riglyn vir die voorbereiding van nuwe dokumente op die platform. Die vermoë om ‘n raamwerk te ontplooi, is veral belangrik vir gestruktureerde inligtingswinkels, soos Wikis.

Die IT-gompakket bevat stoorruimte, wat per gebruiker en benodig geloofsbriewe vir toegang. Die toegangsregte kan bestuur word binne die wagwoordbestuurder wat ingebou is in die IT Glue-platform. Dokumentberging is geïnkripteer en alle oordragte tussen u werf en die ITGlue-stelsel word ook deur kodering beskerm. Dit sluit lêeroplaaisels en -aflaaie in, sowel as die kommunikasie tussen die konsolesagteware op die ITGlue-bediener en die blaaiers van gebruikers wat toegang tot die dashboard het..

Die IT-gom-pakket kan aangevul word deur byvoegings. Die MyGlue-stelsel is een van hierdie. ‘N Ander is ‘n netwerk ontdekkingstelsel, met ‘n lys van al die hardeware en sagteware wat op u webwerf werk. Hierdie proses skep ‘n inventaris van u IT-infrastruktuur wat voortdurend opgedateer word. Dit is dus moontlik om IT-gom te gebruik vir stelsel monitering sowel as bestuur van dokumente en wagwoorde.

IT-gom is per subskripsie betaal. Dit word in drie uitgawes verpak: basiese, Kies, en onderneming – alle planne bevat die dokumentasieplatform. Koste word per gebruiker per maand gehef.

3. ITBoost

ITBoost-paneelbord

ITBoost is ‘n ander wolk-gebaseerde dokumentbestuurstelsel wat aan MSP’s bemark word, maar dit kan ook deur interne IT-afdelings gebruik word. Die diens is besit deur ConnectWise, wat ook infrastruktuurbestuurstelsels en MSP-ondersteuningsagteware vervaardig. Soos ITGlue en Passportal, bevat ITBoost ook ‘n wagwoordbestuurder.

Die administrasiedashboard van die diens sluit in ‘n monitor vir die stoorplek van die dokument dit is by die pakket ingesluit. Die hoofdoel van hierdie dokumentasiestelsel is die skep en instandhouding van ‘n kennis basis. Nie alle dokumente hoef egter aan gebruikers beskikbaar gestel te word nie. Die stelsel laat toe dat dokumente ingevoer of uitgevoer kan word, en dit is ook moontlik om dokumente privaat te hou en nie beskikbaar gestel te word aan die kennisbasis deur gebruikers nie.

Die stelsel maak dit moontlik om verskillende kategorieë van dokumenteer groepe, soos advies vir gebruikers, en gidse vir interne gebruik deur personeel van MSP of IT-afdelings. ‘N Voorbeeld van departementele dokumente is standaard-operasionele prosedures (SOP’s). Gebruikersgidse sal bygevoeg word tot die gebruikersgerigte kennisbasis. ‘N Derde kategorie is ‘n kennisbasis wat bedoel is vir gebruik deur die klante van kliënteondernemings wat deur ‘n MSP bedien word. Hierdie kategorie bevat ook terugvoervorms sodat die klante die kwaliteit van die goedere, dienste of ondersteuning wat hulle ontvang het, kan invul en hul gradering gee.

Die ITBoost-platform bevat dokument redakteurs wat die skepping van dokumente in die omgewing moontlik maak. Die stelsel kan óf gebruik word as ‘n primêre stoor van dokumente óf as ‘n rugsteun / lewendige stelsel, met hulp met oorspronklike dokumente in ‘n aparte dokumentwinkel op die terrein of op ‘n ander wolkbergingsdiens.

Data winkels is almal beskerm met enkripsie net soos alle kommunikasie tussen die gebruiker en die ITBoost-bedieners. Dokumente word beskerm deur hersieningskontroles.

Die plan bevat ander funksies vir die bestuur van die stelsel, soos konfigurasiebeheer en rugsteun. Daar is ook ‘n SSL-sertifikaatbestuur funksie op die platform.

ITBoost integreer met sommige van die ConnectWise-administrasiestelsels, soos ConnectWise Control, ConnectWise outomatiseer, en ConnectWise bestuur. Dit sal ook integreer met MSP RMM en PSA-sagteware vervaardig deur ander verskaffers, soos SolarWinds, Pulseway, Atera, en Kaseya. ITBoost is beskikbaar vir ‘n gratis proeftydperk van 14 dae.

4. Samevloeiing

Samevloeiing

Samevloeiing, deur Atlassian, word wyd gebruik vir dokumentasie oor IT-projekte. Dit sluit goed in jira, wat ‘n projekbestuursinstrument is wat deur dieselfde onderneming vervaardig word. Hierdie dokumentbestuursinstrument is dus ‘n baie goeie keuse as u op soek is na ‘n dokumentstoorstelsel vir projekbestuur. Die kombinasie van Confluence en Jira is veral geskik vir rats ontwikkelingsprojekte.

Die samevloeiingstelsel is ‘n wolk-gebaseerde diens dit bevat dokumentbergingspasie. Dit is ook beskikbaar as sagteware op die perseel. Dit is moontlik om dokumente in die dokumentwinkel op te laai en ook voer dit in die dokumentaanbiedingstelsel in dit is deel van die samevloeiingsplatform. Dit is meer gereeld om dokumentasie in die Confluence-redaksie te maak en dan die teks binne die Confluence-stelsel te stoor as deel van ‘n dokumentaanbiedingstruktuur..

Die redakteur bevat sjablone wat soos die CSS-stelsel vir webwerwe optree en oplê ‘n konsekwente aanbiedingsformaat vir die dokumentpakket. In werklikheid lyk die eindproduk van ‘n Confluence-dokument baie soos ‘n webblad.

Sowel as die vorming van ‘n dokumentbasis, bevat die Confluence-stelsel die fasiliteit om te skep span samewerking bladsye. Dit sluit in kletsforums vir taakkoördinering, aankondigings en kennisgewings.

Die wolkgebaseerde diens word in drie uitgawes bemark en sagteware op die perseel is beskikbaar deur twee koopopsies.

Die drie Cloud Confluence-uitgawes is Vry, Standard, en Premium. Die gratis weergawe is geskik vir klein ondernemings, aangesien dit die dokumentbestuurstelsel insluit, maar is beperk tot 10 gebruikers. Die standaard- en premium-weergawes laat tot 5000 gebruikers per rekening toe. Die betaalde weergawes sluit ouditlogboek in, wat u benodig as u ‘n standaard vir datasekuriteit volg. Die Premium-uitgawe bevat ‘n analitiese module. Die stoorruimte wat by die gratis rekening ingesluit is, is 2 GB, die standaardrekening het 250 GB ingesluit en die Premium-uitgawe bevat onbeperkte stoorruimte.

Die plaaslike weergawes is bediener, met ‘n eenmalige fooi gebaseer op die aantal gebruikers, en  Data sentrum, wat wolk-rugsteunberging insluit en per jaar geprys word.

5. G-suite

Google Drive

Google G Suite is ‘n wolk-gebaseerde sakepakket wat ‘n administrasiekonsole toevoeg tot ‘n aantal Google-produkte wat gewoonlik gratis gebruik kan word. Hierdie instrumente is Gmail, Hangouts, Kalender, Dokumente, Blaaie, Skyfies, Hou, vorms, webwerwe en Google Drive. Alhoewel dit in wese ‘n produktiwiteitspakket is, is die insluiting van ‘n bestuurstelsel en wolkberging maak dit ‘n instrument vir dokumentbestuur.

Dokumente, blaaie en skyfies is die ekwivalent van Microsoft Word, Excel, en Kragpunt. Lêers wat met daardie Microsoft-produkte geskep is, kan op Google Drive opgelaai word, gestoor, besigtig en gedeel word. Om volledige samewerkingsfunksies te kry, is dit egter nodig om die dokumente in die ekwivalente Google-formaat in te voer, wat maklik is om te doen.

Die dokumentbestuurderkonsole stel ‘n administrateur in staat om geloofsbriewe uit te reik vir toegang tot ‘n privaat, gesegmenteerde gebied van die maatskappy se Google Drive-stoorplek. Die G Suite-stelsel sluit in dokument aantekening en kontroles wat aan die skepper gegee word oor wie toegang tot ‘n dokument het en watter mate van toegang ander het. A bestuur van mobiele toestelle instrument binne die dokumentbestuurder beheer en aanteken hoe toegang tot elke dokument vanaf mobiele toestelle verkry word. Dokumente wat uitgevee is, kan herstel word en alle veranderinge word aangeteken, waardeur dokumente teruggerol kan word na vorige weergawes.

G Suite is beskikbaar in drie uitgawes: basiese, besigheid, en onderneming. Alles bevat die konsole vir die bestuur van dokumente en ‘n gebruikerswagwoordbestuurstelsel met ‘n wagwoord kluis. Die Basic-uitgawe het 30 GB stoorplek, terwyl die Business- en Enterprise-uitgawes onbeperkte wolkbergruimte het. Google bied ‘n gratis proeftydperk van 14 dae vir elke plan aan.

6. Zoho Office Suite

Zoho-kantoor

Zoho Office Suite is ‘n aanlyn bundel produktiwiteitsagteware wat die elemente in die teks weerspieël Microsoft Office.  Die diens kan gratis deur individue gebruik word, maar ondernemings moet betaal vir die stelsel om dit te kry bygevoeg span en dokument bestuur funksies. Die span se weergawe van die stelsel is gratis vir tot vyf gebruikers.

Die administrasie konsole van Zoho Office Suite kan gebruikersrekeninge op die stoorruimte opgestel word. Toegang tot die berging verdubbel ook as rekeningredakteurrekeninge. Gebruikers kan dokumente oplaai in hul gidse of skep nuwe dokumente. Elke dokument-eienaar het die reg om toegang tot ander toe te staan ​​en die aksies wat daardie kollegas op ‘n lêer-vir-lêer-basis kan uitvoer, te spesifiseer. Dit is ook moontlik om op te stel gedeelde gidse wat daardie deelnemers outomaties volle toegangsregte gee tot dokumente wat daarin gestoor is.

Die redaksie binne Zoho Office Suite word gebel Zoho Skrywer, Zoho Blad, en Zoho Show; dit is versoenbaar met Microsoft Word, Excel en PowerPoint. Die suite bevat ook Zoho Notebook, wat soortgelyk is aan Microsoft OneNote. ‘N Ander gebruikerfunksie in hierdie dokumentbestuurstelsel is Zia, ‘n virtuele assistent, wat dienste verrig soos speltoetsing en gebruikershulp.

Zoho Office Suite word per maand per intekening per gebruiker betaal. Dit is beskikbaar in drie uitgawes: Vry, Standard, en Premium. Die gratis weergawe bevat 5 GB wolkberging per gebruiker. Die stoorplek wat aan elke gebruiker in die standaardweergawe toegeken word, is 100 GB en elke gebruiker kry 1 TB aan die ruimte met die Premium-plan. Beide die Standard- en Premium-planne kan op ‘n gratis proeftydperk van 15 dae getoets word.

7. DocuWare Cloud

DocuWare

DocuWare-wolk is ‘n suiwer dokumentbestuurstelsel – dit sluit nie aanlynredakteurs in vir die skepping van dokumente nie. Hierdie diens is daarop gemik om te lewer dokumentberging en argiveringsfunksies. Nadat die dokumente deur middel van ‘n toepassing soos Microsoft Word geskep is, laai die gebruiker dit na ‘n persoonlike “skinkbord”In die wolkberging. Die skinkbord is die persoonlike ruimte vir daardie gebruiker. Die skinkbord kan as ‘n lêergids in die Windows Explorer van die gebruiker opgestel word, sodat dokumente en programme op die tafelrekenaar outomaties opgelaai word onmiddellik toegang tot die wolk-gestoorde dokumente kry sonder om dit eers te laai.

Een keer in die wolk, dokumente kan gedeel word deur ‘n skakel te stuur eerder as om ‘n afskrif van die dokument te e-pos. Alle vorme van lêers kan op die DocuWare-bediener geberg word, insluitend beelde van geskandeerde dokumente en mediabestande. Die DocuWare-bediener sal indekseer elke lêer, soek dit na sleutelwoorde om maklike herwinning moontlik te maak, byvoorbeeld tydens die e-ontdekkingsfase van ‘n regsprosedure of ouditoefening.

Alhoewel daar nie ‘n uitgebreide reeks Microsoft Office-styl-redakteurs in die DocuWare Cloud-pakket is nie, bevat die platform dit egter ‘n dokumentkyker. Hierdie kyker het ‘n paar redigeerfunksies, soos die vermoë om teks te merk en dokumente te annoteer.

Beide die eienaar en die administrateur kan sien statistieke vir elke dokument in die winkel. Besonderhede soos lêergrootte, aantal bladsye, outeur en sleutelwoorde is beskikbaar vir individuele lêers, vir elke skinkbord en vir die rekening as geheel.

DocuWare Cloud is ‘n wolk-gebaseerde stelsel en is beskikbaar in vier uitgawes: basiese, Pro, onderneming, en Groot onderneming. Die grootste verskil tussen hierdie is die hoeveelheid stoorplek wat aan elkeen toegewys is en die aantal gebruikers wat elke plan toelaat. U kan toegang tot DocuWare Cloud op ‘n gratis proeftydperk van 30 dae.

Die keuse van ‘n instrument vir die bestuur van dokumente

Die definisie van “dokument bestuur”Is baie breed en bevat ‘n wye verskeidenheid opsies. As u ‘n spanproduktiwiteitsuite met ‘n administrateurskonsole wil hê, vind u opsies op ons lys met aanbevelings. As u net dokumente wil opslaan en argiveer met hand- en outomatiese bestuurfunksies, sal u dit ook vind.

Ons lys met aanbevelings bevat dokumentbestuurders wat geskik is vir MSP’s en IT-afdelings. Daar is instrumente in hierdie lys wat alle dokumente herformatteer en standaardiseer, dit in die oorspronklike formaat stoor, of redakteurs beskikbaar stel wat u in staat stel om al u inligting op ‘n eenvormige manier aan te bied.

Of u ‘n dokumentbestuurder benodig om op te slaan of voor te lê, u vind die regte oplossing onder ons aanbevelings.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map